Jednošalterski sistem registracije poslovnih subjekata u 2014. godini

Agencija za posredničke, informatičke i finansijske usluge (APIF) iz Banjaluke biće spremna da od 1. januara iduće godine primijeni jednošalterski sistem registracije poslovnih subjekata.Novi sistem podrazumijeva predaju dokumentacije za registraciju firme na šalter APIF-a, koji će, umjesto klijenta, u roku od tri dana završiti sve ostale procedure i predati mu rješenje o registraciji.

To je omogućeno usvajanjem seta reformskih zakona koji će, prema planu Vlade RS, pored skraćenja perioda registracije firme sa sadašnja 23 na tri dana, smanjiti i troškove registracije sa 1.300 na 350 KM.

Okružni privredni sudovi zadržati će svoju funkciju u svom domenu registracije preduzeća s tim da jedino neće imati direktni kontakt s privrednicima, već će se svi poslovi odvijati preko APIF-a čime se olakšava posao sudija i skraćuje vrijeme za registraciju privrednih subjekata.

Elektronska registracija privrednih subjekata u RS

Elektronska registracija privrednih subjekata u RS, bez neophodnog odlaska u nadležne institucije, mogla bi biti omogućena već u toku iduće godine, najavio je Srđan Rajčević, direktor Agencije za informaciono društvo RS.

On kaže da je za tu značajnu reformu potrebno ispuniti preduslove, prije svega uspostaviti komercijalno certifikacijsko tijelo elektronskog potpisa koje bi osnivačima firmi izdavalo potvrdu njihovog digitalnog identiteta. Privrednici iz Privredne komore RS su tražili da Vlada omogući kreiranje sertifikacijskog tijela koje bi na komercijalnoj osnovi izdavalo digitalne sertifikate. Vlada RS je uzela u obzir takav zahtjev i imamo u planu da u drugoj fazi reforme registracije poslovnih subjekata spojimo ta dva projekta i od institucije, koja se bude bavila registracijom privrednih subjekata u novom jednošalternom sistemu, praktično formiramo i sertifikaciono tijelo. Na taj način će se digitalni sertifikati u jednom kompletu izdavati potencijalnim osnivačima privrednih društava za potrebe e-registracije društva, a moći će da ih koriste i za sve ostale servise koje pruža javna uprava RS.

Agencija za informaciono društvo RS – Prva «institucija bez papira»!

 Na blogu Agencije za informaciono društvo nalazi se sjajan članak u kome su navedeni budući pravci organizacije i elektronskog načina vođenja poslovnih procesa u javnim ustanovama.APIS je krenuo u navedenom pravcu kroz projekat “Elektronska razmjena informacija i dokumenata” i stvara pretpostavke da u potpunosti prati aktivnosti AIDRS u projektima “institucija bez papira”i uvođenja kvalifikovanog elektronskog potpisa u jedinicama lokalne samouprave. Članak je napisao direktor AIDRS Srđan Rajčević i prenosimo ga u cjelini.

http://blog.aidrs.org/agencija-za-informaciono-drustvo-rs-prva-institucija-bez-papira/

Agencije za informaciono društvo RS

Na novootvorenom blogu Agencije za informaciono društvo, u svojstvu odgovornog za njen rad, zadao sam sebi i zaposlenima zadatak da javnost redovno informišemo o tekućim aktivnostima koje provodimo. Mnogi prijatelji, poznanici, sugrađani i zemljaci su me u više navrata pitali o napretku koje Republika Srpska ostvaruje u domenu elektronske uprave i strateškim planovima kojima bi se cjelokupna slika informatizacije birokratskog aparata unaprijedila. Stoga slijedi par redova o nečemu što je ispred nas i što će, smatramo, rezultirati skokom na ljestvici kojom se mjeri napredak u realizaciji programa e-Uprave.

Kada smo 2008. godine (prva aktivnost nakon formiranja AIDRS) krenuli sa osmišljavanjem Strategije razvoja elektronske vlade Republike Srpske ispred sebe smo postavili prilično ambiciozan cilj: Do 2013. godine većina upravnih organa i javnih institucija koje egzistiraju unutar hijerarhije izvršne vlasti u Republici Srpskoj trebali su kreirati pretpostavke za tranziciju ka elektronskom načinu vođenja poslovnih procesa, odnosno onome što je u široj javnosti poznato kao e-uprava (e-governance) ili, poznatije, e-vlada (e-government). Koliko su ovi ciljevi ostvareni u praksi, stvar je pojedinačne procjene sa aspekta upravnih organa i drugih javnih tijela koji su dokumentom bili obavezani na činjenje, ali ono što mogu odgovorno tvrditi je da je krovna institucija, institucija zadužena za koordinaciju ovih aktivnosti ispunila osnovni cilj, a to je implementacija ključnog infrastrukturnog projekta koji predstavlja tehnološku osnovu za sprovođenje cjelokupnog programa. Naravno, radi se o projektu uvođenja kvalifikovanog elektronskog potpisa u naše republičke upravne organe koji je uspješno okončan 2011. godine od strane Agencije. Ovim projektom omogućeno je da svaki republički organ uprave u Republici Srpskoj (shodno Zakonu o elektronskom potpisu RS i pratećoj Uredbi o nosiocu poslova elektronske sertifikacije za republičke organe uprave) dođe u posjed kvalifikovanog digitalnog sertifikata čime se stvorila pretpostavka da ovi organi:

1. uspostave sistem dvosmjerne elektronske komunikacije uz nedvosmislenu identifikaciju strana-učesnika,

2. koriste iste kao potpunu, pravno validnu zamjenu za svojeručni potpis i pečat,

3. u potpunosti eliminišu papirnu formu u svakodnevnom radu uz automatizaciju poslovnih procesa u smislu kancelarijskog poslovanja i arhiviranja dokumenata (paperless office).

Pomenutom uredbom Agenciji je u mandat, dakle, povjerena aktivnost na uvođenju tehnologije i definisanju smjernica koje će poslužiti u cilju informatizacije republičke uprave. Nakon svih ovih aktivnosti, smatrali smo da je došlo vrijeme da sve o čemu smo govorili i realizujemo.

Tokom mjeseca maja tekuće godine došli smo na ideju da pokrenemo jedan potpuno novi program koji će ujedno označiti i novi start u trci za postizanjem ovog cilja. Ideja je jednostavna, a nadamo se da će biti i efektivna – definisati kriterijume čije će ispunjavanje od strane pojedinog republičkog upravnog organa rezultirati dobijanjem laskave titule „institucije bez papira“ (IBP) i pratećeg sertifikata koji će dodjeljivati Agencija za informaciono društvo. U praksi, to bi bio vremenski period u kojem će menadžment i zaposlenici javne institucije učiniti sve kako bi u konačnici u potpunosti eliminisali papir iz svakodnevne upotrebe istovremeno kreirajući elektronske poslovne procese zasnovane na modernim tehnološkim platformama za razmjenu, verzioniranje i kolaboraciju u radu sa elektronskim dokumentima koji su, tamo gdje je to potrebno, ovjereni kvalifikovanim elektronskim potpisom izdatim od strane Agencije.

Naravno, s obzirom da je Agencija ta koja program inicira i uz pomoć Vlade ostvaruje, poželjno bi i logično bilo da upravo ova institucija bude prva IBP u Republici Srpskoj (a sigurno i u Bosni i Hercegovini). Uzdajući se u potpunosti u sopstvene resurse, Agencija je početkom mjeseca juna pristupila ovim aktivnostima i kao rezultat je, na današnji dan, i zvanično postala prva javna instutucija u Republici Srpskoj i Bosni i Hercegovini koja sve svoje poslovne aktivnosti obavlja elektronski uz potpunu eliminaciju papira.

Dvije su stvari o kojima smo morali povesti računa prilikom razmatranja ideje o uvođenju IBP programa. Prva se odnosi na legislativni, pravni aspekt čitave priče. Naime, kao što je većini vas i poznato, Republika Srpska je jedini nivo vlasti u Bosni i Hercegovini koji je svoje zakonsko okruženje koje se odnosi na razvoj informacionog društva u potpunosti uskladio sa relevantnim propisima Evropske Unije. Kao rezultat, od 2008. godine kada je Agencija osnovana do danas, na snazi su četiri zakona i to: Zakon o elektronskom potpisu RS, Zakon o elektronskom dokumentu RS, Zakon o elektronskom poslovanju RS i Zakon o informacionoj bezbjednosti. Uz prateće podzakonske akte, ovom normativnom intervencijom je stvoren solidan osnov za razvoj elektronske uprave, poslovanja, zdravstva, školstva i svih ostalih sfera društvenog života koje će kroz informatizaciju dovesti do željenih efekata. Između ostalih, Zakon o upravnom postupku i Uredba o kancelarijskom poslovanju su u nekoliko navrata novelirani kako bi elektronska forma u pravnom smislu postala punovažna i ekvivalentna papiru. Tako npr. Zakon o elektronskom dokumentu priznaje pravnu snagu onim dokumentima u elektronskom obliku koji, ukoliko su sačinjeni u skladu sa odredbama ovog zakona, imaju istu pravnu snagu kao i dokumenti na papiru koji su svojeručno potpisani i ovjereni od strane nadležnog organa. Ne trebam napominjati da su svi propisi iz oblasti razvoja informacionog društva i predloženi od strane Agencije, te da je legislativna aktivnost jedna od aktivnosti kojoj smo posvećeni od samog početka, nastojeći da u naš pravni sistem transponiramo praksu EU.

Drugi ništa manje bitan segment je tehnološka podloga. Kako smo u startu odlučili da IBP program poreske obveznike mora koštati 0 (riječima:nula) konvertibilnih maraka, izbor platforme za on-line kolaboraciju, verzioniranje i arhiviranje elektronskih dokumenata (DMS – Document Management System) je pao na open-source rješenje Alfresco Community Edition. Pored impresivnih document management funkcionalnosti koji ovaj proizvod nudi, u smislu poređenja sa komercijalnim enterprise rješenjima iz ove oblasti, vrijedi napomenuti i da isti služi i u svrhu automatizacije radnih zadataka koje je od sada moguće pratiti sa bilo kojeg mjesta van kancelarije što zapravo ide u prilog ideji kojoj smo se posvetili a to je kreiranje virtuelne kancelarije gdje je geografska lokacija zaposlenog u drugom planu u odnosu na njegovu povećanu produktivnost. U praksi to znači da hijerarhijska struktura Agencije savršeno funkcioniše kako unutar tako i van kancelarija – radni zadaci (referati) se dodjeljuju elektronski, unutar sistema, a na isti način se prati i realizacija istih. Da li sam pomenuo da uređaji koji se koriste za pristup sistemu više ne igraju ulogu? Smart telefoni, tableti, laptopi, desktop računari… Bitno je da radnik sam bira alat kojim izvršava zadatke (tzv. BYOD – «Bring your own device» politika rada).

I kako to sve izgleda u praksi?

Pretpostavimo da neko dostavi dopis Agenciji (što je trenutno uobičajena praksa, na papiru, faksom ili poštom). Tehnički sekretar zadužen za protokol taj dopis zaprima, skenira ga, upload-uje i zavodi u elektronski protokol unutar DMS-a. Dokument se od tog trenutka nalazi u workflow-u i u zavisnosti na koga je naslovljen, prosljeđuje se odgovornom licu zaposlenom u Agenciji na dalje postupanje. Ukoliko je na dopis potrebno odgovoriti, odgovorno lice koje je zaduženo za taj dokument izrađuje dopis sa odgovorom, potpisuje ga upotrebom kvalifikovanog digitalnog sertifikata (kreira elektronski potpis na dokumentu), konvertuje ga u određeni format (docx, pdf, odt ili sl.) i vraća u DMS. Tehnički sekretar je u tom trenutku alarmiran, završava se workflow i dokument je spreman za izlaz, a istovremeno je i arhiviran i spreman za pretragu po više kriterijuma (tag, kategorija, tekst, naslov i sl.).

Rješenja, odluke, mišljenja, instrukcije i drugi akti koje izdaje Agencija se na sličan način izdaju (uz elektronsko potpisivanje i ovjeru), a posebno je zanimljiv proces u kojem se zahtijeva učešće više zaposlenih na izradi određenog dokumenta. Tada do izražaja dolaze funkcionalnosti vezane za kolaboraciju više autora uz obavezno verzioniranje dokumenta, što znači da se bilo koja izmjena trajno čuva unutar sistema kako bi se u svakom momentu, ukoliko se ukaže potreba, mogao sagledati čitav proces kreiranja dokumenta. Prethodno usvojenom BYOD politikom kreirana je i virtuelna privatna mreža (VPN, virtual private network) pa je sistem dostupan zaposlenima 24 časa dnevno.

DMS služi ne samo kao platforma za arhiviranje, kolaboraciju i uopšte, upravljanje dokumentima, nego i kao svojevrsno back end rješenje za ono što se objavljuje na portalu aidrs.org. Tako je npr. moguće bilo koji dokument koji se nalazi unutar sistema samo jednim klikom miša promovisati u public, te se od tog momenta dokument nalazi na portalu i dostupan je javnosti.

Upravljanje radnim zadacima je još jedan od noviteta u radu Agencje kao institucije bez papira. Naime, svaki zadatak koji se od strane direktora delegira bilo na kolegijumu (Agencija je još of 2010. godine izradila sopstveno softversko rješenje za vođenje elektronskih sjednica kolegijuma), bilo pojedinačno, se prosljeđuje načelnicima odjeljenja kao sljedećem nivou menadžmenta koji po istom sistemu pojedine dijelove zadatka delegira nižerangiranom službeniku. Tako definisani radni zadatak ima odgovorno lice za izvršenje i rok, a svako probijanje roka se obrazlaže i lice koje je naložilo određeni referat se konstantno izvještava o napretku. U narednim iteracijama planiramo izraditi i mehanizme detaljnog statističkog izvještavanja o produktivnosti zaposlenih lica, što uzevši u obzir modularnost softverskog rješenja neće biti pretjerano težak zadatak.

Sasvim je ispravno na ovom mjestu zapitati se kako će IBP program uticati na ostale javne institucije i da li će AIDRS postati tehnološko ostrvo?

Nadamo se da neće. IBP program je samo početak, prvi korak na putu ka e-upravi koji je, htjeli ili ne, uslov bez kojeg se ne može. U danima i mjesecima ispred nas ćemo analizirati i izvještavati o realizaciji IBP programa, zato budite uz nas na AIDRS Blogu.